Bij de speelzaal wordt voor de kindplanning per locatie en per dagdeel de administratieve informatie in een database opgeslagen. Deze database wordt alleen intern gebruikt. De gemeente Almere verlangt evenwel dat de basisgegevens ook in een extern bestand worden opgeslagen, het zogenoemde Digidoor. Na plaatsing op de speelzaal worden deze gegevens ingevoerd in Digidoor. Bij 3 jaar en 9 maanden worden deze gegevens aangevuld met de Peuterestafette en eventuele bijlagen.

Naast een administratieve database is er ook een database waarin de financiële informatie wordt bijgehouden ten behoeve van de bedrijfsvoering, verantwoording naar de gemeente en Belastingdienst, alsmede voor de jaarlijkse accountantscontrole. 

Bij de aanmelding van nieuwe kinderen wordt aan de ouders gevraagd een handtekening te plaatsen ten behoeve van de overdracht van kindgegevens naar de basisschool. Voor informatie-uitwisseling met derden wordt per gebeurtenis toestemming gevraagd aan de ouder door middel van het toestemmingsformulier. Het consultatiebureau mag altijd ongevraagd ons contacteren over de vordering van de ontwikkeling van kinderen waarvoor zij een VVE-indicatie hebben afgegeven.